Aujourd’hui, les événements d’entreprise se multiplient. Du team building à la journée porte ouverte, et ce, en passant par les conférences et séminaires, il faut noter que chaque organisation a un objectif qui lui est propre. Si certains servent à consolider l’esprit d’équipe du personnel, les autres informent ou permettent de développer son réseau. Vous aussi, vous souhaitez organiser ce type d’événement pour vos collègues ? Nous vous montrons comment faire.
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Communiquez à l’avance
Pour être plus productif, il est d’usage de préparer son agenda quelques semaines à l’avance. C’est un point à considérer lorsque nous nous lançons dans nos événements pour entreprise. Si vous êtes constamment occupé, il est certain que vos convives le sont également. Il est, en ce sens, conseillé d’annoncer votre repas d’entreprise quelques semaines, voire quelques mois avant le jour prévu pour cela. L’avantage, c’est que si la plupart de vos invités sont indisponibles, vous pourrez aisément changer de date.
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Anticipez l’organisation
Quel que soit l’événement, les imprévus existent toujours. Pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé de planifier à temps. Cela est valable tant pour la préparation d’une exposition que pour un repas d’équipe. Si la quantité de taches est conséquente, n’hésitez pas à déléguer. En départageant le travail à réaliser, l’événement ne sera pas un fardeau pour vous. Vous pouvez même réunir toute une équipe et demander leur avis sur un sujet ou deux. Pour finir, établissez une liste dans laquelle vous mentionnerez les collations à servir, ou bien les éléments qui manquent à la logistique.
Faites-en sorte qu’il ne manque de rien
La majorité des événements d’entreprise s’accompagnent aujourd’hui de repas. C’est un point sensible qu’il faut marteler. Car oui, il n’y a rien de plus embarrassant que de voir ses invités partir sur leur faim. Approvisionnez-vous en nourriture et en boissons, de sorte à ce qu’il y en ait assez pour tout le monde. Alternez entre les encas sucrés et salés pour être sûr de convenir à tous les goûts. Commandez assez de couverts et n’oubliez pas les poubelles.
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Considérez l’emplacement de vos invités
Un événement d’entreprise requiert, en général, une certaine concentration. Toutes les parties prenantes doivent ainsi être à l’aise. Il faut donc prévoir suffisamment de sièges dans la mesure où les personnes voudront s’asseoir. Aussi, l’espace entre ces éléments doit être bien étudié, au cas où certains individus voudront étirer leur jambe. Un autre point, si vous prévoyez une réunion en extérieur, des zones d’ombre à savoir des tentes ou des parasols seront les bienvenues. Ces matériels seront aussi d’une grande aide si le temps se gâte.
Déterminez la durée idéale pour l’événement
En général, les personnes travaillant au sein d’une entreprise sont disponibles le vendredi. Si vous devez choisir ce jour pour organiser votre réception, privilégiez la fin de matinée pour débuter votre événement. On notera que celle-ci ne doit pas excéder 3 heures. Après cela, les invités pourront partir s’affairer à leur besogne ou rentrer à la maison tout simplement. Dans votre organisation, pensez à tenir compte des besoins d’autrui. Après avoir passé toute la semaine avec les mêmes personnes, 3 ou 4 heures suffisent amplement pour engager la discussion et renforcer les liens.
