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Séminaire d’entreprise à Paris : comment choisir le lieu de réception ?

La région parisienne est un choix idéal pour organiser un séminaire d’entreprise. Vous y trouverez de tout, selon vos besoins et vos objectifs. Néanmoins, c’est ce qui rend aussi le choix assez difficile. Le lieu de la réception étant un des éléments qui garantissent le succès de l’événement d’entreprise, il importe de définir certains critères de choix.

Choisir en fonction de l’objectif du séminaire

Pour trouver le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise, il faut d’abord définir l’objectif de cet événement. En effet, cet objectif jouera un grand rôle dans le choix du lieu de réception. Si vous organisez un séminaire pour une journée détente, par exemple, vous n’allez pas choisir une salle de réunion, mais plutôt un cadre décontracté. Autrement dit, l’endroit où va se dérouler l’événement professionnel doit correspondre au contexte. Des organisateurs peuvent se charger de la recherche du lieu adapté à vos besoins, mais vous trouverez aussi différents endroits pour tout objectif sur ce site.

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Définir la capacité idéale du lieu et le budget

Pour que l’événement soit réussi, il faut que lieu peut accueillir le nombre de participants prévu et qu’il entre dans votre budget. En parallèle, il faut aussi considérer le profil de ces derniers. Effectivement, le lieu pour accueillir les clients et les partenaires n’auront pas les mêmes caractéristiques.

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Lorsque vous comptez le nombre de participants, il faut veiller à prendre une marge pour la capacité d’accueil du lieu de réception. Il faut anticiper la venue de quelques invités de plus afin d’éviter les mauvaises surprises.

Pour ce qui est du budget, il est recommandé de le fixer en avance pour éviter la perte de temps. En effet, avec un budget défini à l’avance, vous pouvez centrer la recherche en fonction. C’est surtout important si vous avez un budget réduit. Dans le cas contraire, si vous avez carte blanche, vous pouvez définir des critères de standing ou de services proposés par votre hôte.

Choisir le lieu en fonction du type de séminaire souhaité

Outre l’objectif de l’événement, on peut trouver différents types de séminaires avec des durées différentes.

Un séminaire à la journée dans une salle de réunion ou une salle de conférence est plutôt adapté si vous souhaitez accueillir le grand public, faire une conférence de presse ou faire des réunions avec les autres groupes, etc. Sinon, il est aussi possible de réserver une pause restaurant pour discuter avec des partenaires ou organiser une session de travail avec une équipe. Un endroit avec différentes activités serait l’idéal pour un team building.

Si le séminaire doit durer plus d’une journée et d’une nuitée, il faut penser à un séminaire résidentiel. L’idéal est donc de réserver des chambres dans un hôtel qui peut mettre à disposition une salle de conférence.

S’il s’agit d’un séminaire de formation ou de management, une salle de conférence pouvant accueillir les apprentis serait suffisante. Sinon, vous pouvez aussi choisir une salle qui propose tous les équipements nécessaires à la formation (paperboard, tableau blanc et marqueur, vidéoprojecteur, équipement son, climatisation, etc.)

Si vous n’avez pas un espace dédié pour un séminaire d’intégration, optez pour un endroit cosy, ou un petit restaurant sympa où vous pouvez accueillir vos nouveaux collaborateurs dans une ambiance conviviale.