Le Parapheur : l’outil collaboratif et 100 % en ligne pour les communes de moins de 15 000 habitants

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Des milliers de petites et moyennes communes traitent encore leurs courriers à l’ancienne, en faisant des photocopies distribuées dans des casiers, ou en imprimant des emails qui sont ensuite diffusés au sein de la collectivité. 

Ce fonctionnement obsolète est dû au fait que les communes de moins de 15 000 habitants, qui représentent 95 % des communes françaises, sont les grandes oubliées de la digitalisation du secteur public. Peu d’entre elles sont équipées d’un logiciel de gestion électronique des documents. Quand elles le sont, elles utilisent généralement des logiciels lourds et vieillissants. 

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Les solutions récentes sont complexes, et s’accompagnent de mauvaises surprises : tarifs très élevés, stockage limité, nouvelles versions payantes, et pas d’accès 100% web.

 HYPERLINK « http://www.le-parapheur.fr/ » Le Parapheur révolutionne la façon dont on traite les courriers physiques et numériques dans les petites collectivités : cet outil en ligne, accessible et facile à utiliser, leur fait gagner en temps, en qualité de réponse, et en traçabilité.

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Le meilleur du web au service des petites collectivités

Le Parapheur offre un outil collaboratif et tout-en-un adapté à la gestion du courrier physique et numérique des petites collectivités. Il prend la forme d’un tableau numérique dans lequel chaque collaborateur contribue à la réponse jusqu’à la génération d’un courrier qui peut ensuite être converti en PDF, puis envoyé par mail, ou être imprimé et envoyé par voie postale. 

De la réception de la demande à l’envoi de la réponse, l’ensemble du processus se déroule sur la même plateforme. Celle-ci a été inspirée par les meilleurs logiciels de bureautique et de gestion de projets, afin d’offrir une prise en main simple aux utilisateurs. Le Parapheur est développé en France, RGPD compatible.

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Une gestion des courriers plus rapide et qualitative

Le Parapheur diminue le temps de réponse : en moyenne, les utilisateurs gagnent 6 jours sur le traitement du courrier. Les réponses sont de meilleure qualité puisque les agents peuvent collaborer aux réponses et à la mise en forme et envoyer directement depuis l’outil. 

Enfin, le Parapheur offre une traçabilité parfaite des demandes des citoyens, grâce à un stockage illimité et à la conservation de l’ensemble des documents des administrés dans un cloud sécurisé.

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Les avantages du Parapheur

Une solution construite par et pour les utilisateurs. Le Parapheur applique les meilleurs standards du web et mobilise des designers pour construire chaque fonctionnalité en partant de l’usager.

Un design épuré, apprécié par les agents peu habitués aux plateformes en ligne.

Un logiciel ergonomique. La solution a été optimisée pour être adaptée au fonctionnement d’une petite collectivité, avec des tableaux simplifiés et une prise en main facilitée.

Un tarif forfaitaire sans mauvaise surprise. Le logiciel est disponible à partir de 0,50 € HT par habitant et par an.

Un outil polyvalent. Le Parapheur est à la fois une solution de GED (gestion électronique des documents) et de GRC (gestion de relation citoyen).

Genèse du Parapheur

Élu municipal chargé de la voirie, Paul-Antoine de Carville avait des difficultés à suivre l’ensemble des demandes qui lui parvenaient, et était noyé dans un flux ininterrompu de mails, appels, courriers, et interpellations orales. 

Il a rapidement constaté que les solutions de gestion électronique des documents étaient complexes et coûteuses, et qu’elles n’existaient pas forcément en version 100 % web. 

Il a proposé à Henri Bouillon de concevoir un prototype de logiciel en ligne qui révolutionnerait la façon dont on traite les courriers dans une petite ou moyenne collectivité. 

Très vite, les premiers testeurs ont apprécié la simplicité d’usage de l’outil, et ses créateurs ont décidé de le commercialiser : Le Parapheur était né. 

Après avoir convaincu une quinzaine de communes depuis sa création, le Parapheur se spécialise aujourd’hui dans l’accompagnement des communes de moins de 15 000 habitants. Il espère convaincre 150 nouvelles communes en 2022, afin de les aider à digitaliser l’ensemble de leurs parapheurs (courriers et décisions), et faire du Parapheur un outil plébiscité par les agents de la fonction territoriale. Le Parapheur est accompagné par l’incubateur de Sciences Po Paris.

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